Softwarelösungen

ZDS Bürosysteme Vertrieb und Service GmbH: Softwarelösungen

Dokumenten-Management mit DocuWare (DMS)

Mit der Einführung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems erzielen Sie eine deutliche Erleichterung Ihrer täglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Hilfe bei der Verwaltung sämtlicher digitalen Dokumente.

DocuWare liefert eine zuverlässige Lösung für digitalisiertes Dokumenten-Management und Workflow Automation und unterstützt Sie dabei, sowohl Papierdokumente als auch digitale Dateien in einem zentralen digitalen Archiv zu speichern. Die so erfassten Dokumente können bearbeitet, abgerufen, geteilt oder gemeinsam im Team genutzt werden.

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Integration von DocuWare mit anderen Unternehmensanwendungen

Durch die Verknüpfung von Docuware mit Ihren bestehenden Systemen können Daten und Informationen zudem reibungslos zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden, was zu einer nahtlosen Prozessoptimierung und verbesserten Effizienz führt.

Vorteile des Dokumenten-Managament-Systems von DocuWare

  • Effiziente Dokumentenverwaltung
    Das System ermöglicht eine zentrale und strukturierte Ablage von Dokumenten, was die Suche, Retrieval und Verwaltung von wichtigen Informationen erleichtert.
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
    Durch die Integration von Workflow-Funktionen können Unternehmensprozesse automatisiert und deren Effizienz gesteigert werden.
  • Sicherheit und Compliance
    Docuware bietet Funktionen zur sicheren Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen sicherzustellen.
  • Mobiler Zugriff
    Mit Docuware können Ihre Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit auf Dokumente zugreifen, was die Zusammenarbeit und Produktivität verbessert.
  • Kostenersparnis
    Durch die Reduzierung von manuellen Prozessen, Papierverbrauch und Lagerungskosten können durch den Einsatz von DocuWare DMS Kosten gesenkt werden.

Wir beraten Sie gerne ausführlich, wie Sie Ihre Unternehmensprozesse mit der passenden Dokumenten-Management Lösung von DocuWare noch effizienter gestalten können.
Profitieren Sie vom Austausch mit unseren DocuWare Experten – persönlich oder online

Einsatzbereiche von DMS

Einkauf

Eine effiziente Einkaufsabteilung ist entscheidend für Ihren Unternehmenserfolg, da sie Kosten minimiert und die Wettbewerbsfähigkeit steigert. Das Dokumentenmanagement im Einkauf spielt hierbei eine wichtige Rolle, um Prozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu erleichtern. Durch eine verbesserte Lieferantenverwaltung, automatisierte Bestellprozesse und eine effiziente Rechnungsverarbeitung kann Ihr Unternehmen Kosten senken, die Produktivität steigern und Prozesse insgesamt verbessern.

Finanz- und Rechnungswesen
Erhöhen Sie die Effizienz durch Implementierung neuer Prozess:
  • In der Kreditorenbuchhaltung können Sie die Erfassung von Rechnungen optimieren und automatisieren sowie einzigartige Freigabeworkflows einrichten.
  • In der Debitorenbuchhaltung können Sie Rechnungen schneller bearbeiten und Zahlungen verfolgen, indem Sie Dokumente mit der Auftragsabwicklung verknüpfen.
  • Zudem können Sie umfassende und sichere Geschäftstransaktionsaufzeichnungen für Finanzprüfungen speichern und bei Bedarf darauf zugreifen.
Personalwesen

Für Personalabteilungen bietet ein leistungsfähiges Dokumenten-Management-System (DMS) zahlreiche Vorteile. So können geschäftliche Dokumente und Unterlagen von MItarbeitern automatisch erfasst und in einem zentralen Archiv ablegt werden. Auch im Bereich der Mitarbeitersuche bietet das DMS ein Höchstmaß an Unterstützung, da Bewerbungsunterlagen und E-Mails geeigneter Kandidaten zentral gespeichert und dadurch jederzeit einfach abgerufen werden können. Zudem kann der Prozess des Mitarbeiter-Onboardings in der Praxis optimiert werden.

Marketing & Vertrieb

Wussten Sie, dass eine Vielzahl an Vertriebsmitarbeitern keine Vertriebsmaterialien auf ihren Smartphones abrufen können? Das ist nicht nur ärgerlich, sondern führt auch dazu, dass viele Geschäftschancen dadurch verpasst werden. Ein DMS kann dieses und andere Probleme zielgerichtet lösen und eine sichere Weitergabe von relevanten Informationen gewährleisten.

Rechtsabteilung

Juristen stehen täglich vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten effizient organisieren und sicher aufbewahren zu müssen. Besonders in Rechtsabteilungen, wo mit sensiblen und vertraulichen Informationen umgegangen wird, ist der Schutz der Dokumente von höchster Bedeutung. Mit einem modernen Dokumentenmanagement ermöglichten Sie Ihrer Rechtsabteilung, Datenschutz und Compliance-Vorgaben einzuhalten, eine effiziente Dokumentenverwaltung sicherzustellen, die Zugriffssicherheit zu gewährleisten und die Integration vorhandener Systeme zu erleichtern. Damit können Ihre Juristen Arbeitsprozesse optimieren und das Risiko von Datenlecks minimieren.

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FAQ

Was ist DocuWare und wie funktioniert es?

DocuWare ist eine Software zur Verwaltung von Dokumenten und digitalen Prozessen. Sie ermöglicht die Erfassung, Speicherung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten in einer zentralen Datenbank.

Weiterführende Informationen zum DocuWare Dokumenten-Management und zur Workflow-Automation finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/

Eignet sich DocuWare DMS auch für KMU?

Auf jeden Fall eignen sich die Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen von DocuWare für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Hier erfahren Sie mehr:
https://start.docuware.com/de/dokumentenmanagement-und-workflow-l%C3%B6sungen-in-kleinunternehmen

Welche Vorteile bietet DocuWare im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementsystemen?

DocuWare bietet Vorteile wie verbesserte Effizienz, reduzierten Papierverbrauch, schnellere Dokumentensuche, erhöhte Datensicherheit und die Unterstützung von digitalen Workflows im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementsystemen.

Weiterführende Informationen zu DocuWare DMS finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/dokumentenmanagement

Gibt es DocuWare als Cloud- und On-Premise Lösung?

Selbstverständlich. Sie wählen, ob eine SaaS-Cloud-Lösung, ein traditionelles On-Premises-System oder eine hybride Lösung, am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Wir beraten Sie gerne hierbei.

Erfahren Sie mehr und vergleichen Sie die verschiedenen Möglichkeiten:
https://start.docuware.com/de/cloud-on-premises-hybrid-deployment

Wie erfolgt die Implementierung von DocuWare in meinem Unternehmen?

Die Implementierung von DocuWare in Ihrem Unternehmen erfolgt in der Regel durch die Analyse der Anforderungen, die Konfiguration der Software, Schulungen für Mitarbeiter und die schrittweise Einführung in den Arbeitsalltag.

ZDS ist DocuWare Gold Partner. Was uns als Partner auszeichnet und welche Qualifiaktionen wir als Systemhaus erfüllen müssen, finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/academy/faq/von-wem-wird-die-losung-eingerichtet

Welche Funktionen und Module bietet DocuWare?

DocuWare bietet Funktionen wie Dokumentenverwaltung, Workflow-Automatisierung, Versionierung, Zugriffskontrolle, Archivierung, Integration von E-Mails und mobile Zugriffsmöglichkeiten.

Weiterführende Informationen zu den Funktionen und Einsatzmöglichkeiten zu DocuWare DMS finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/features-and-capabilities

Wie sicher sind meine Dokumente in DocuWare?

Ihre Dokumente sind in DocuWare sicher durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselungstechnologien, Datensicherungen und revisionssichere Archivierungsmethoden.

Wie DocuWare Ihre Daten schützt, erfahren Sie hier:
https://start.docuware.com/de/academy/faq/sind-meine-daten-sicher

Unterstützt DocuWare die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzstandards?

DocuWare unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzstandards wie DSGVO durch Funktionen wie Zugriffskontrollen, Protokollierung von Änderungen und revisionsfeste Archivierung.

Mit DocuWare tragen Sie den stetig höher werdenden Compliance-Anforderungen Rechnung:
https://start.docuware.com/de/compliance

Wie kann ich Dokumente in DocuWare suchen, abrufen und bearbeiten?

Dokumente können in DocuWare durch die Volltextsuche, Metadatenfilter, Kategorisierung und Stichwortvergabe schnell gefunden, abgerufen und bearbeitet werden.

Wie Sie Dokumente in DocuWare bearbeiten, ist hier im Detail erklärt:
https://start.docuware.com/de/blog/produkt/dokumente-bearbeiten-in-docuware-das-sind-die-m%C3%B6glichkeiten

Gibt es eine mobile App für DocuWare und wie funktioniert sie?

Ja, es gibt eine mobile App für DocuWare. Diese ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, von unterwegs auf Dokumente zuzugreifen, sie zu bearbeiten, zu genehmigen und Workflow-Prozesse zu überwachen.

Weiterführende Informationen zur DocuWare Mobile App finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/blog/produkt/mobile-docuware-app-dokument-ablegen

Welche Integrationsmöglichkeiten bietet DocuWare mit anderen Systemen und Anwendungen?

DocuWare bietet Integrationsmöglichkeiten mit anderen Systemen und Anwendungen wie ERP-Systemen, CRM-Software, E-Mail-Programmen und Cloud-Speicherlösungen durch Schnittstellen und APIs.

Die Möglichkeiten zur nahtlosen Integration von DocuWare in andere Business-Lösungen finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/integration-mit-docuware-in-alle-anwendungen

Was sind die Kosten für die Nutzung von DocuWare und welche Lizenzmodelle gibt es?

Die Kosten für die Nutzung von DocuWare variieren je nach Anzahl der Benutzer, benötigter Funktionen und Implementierungsaufwand. Es gibt verschiedene Lizenzmodelle wie Abonnements oder Kauflizenzen, die angepasst werden können.

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie hier:
https://start.docuware.com/de/info/dokumentenmanagement-preise

Aktuelles

Rekordzahl an Kunden und Interessenten folgen Einladung. Am 19. Juni 2024 fand die ZDS Hausmesse erstmals im erst kürzlich fertiggestellten Neubau statt. Die Veranstaltung übertraf alle Erwartungen und wurde zur teilnehmerreichsten Hausmesse der Firmengeschichte. Über 170 Kunden und Interessenten nahmen daran teil und machten die Messe zu einem vollen Erfolg...

Veranstaltungen

Unsere aktuellen DocuWare Veranstaltungen finden Sie hier.

Ihr Ansprechpartner

Ihre Fragen rund um das Thema "DoucuWare DMS" beantwortet Ihnen gerne unser Spezialist: